Policy för visselblåsning
Bakgrund
För att förebygga och minimera risken för oegentligheter avser policy för visselblåsning tydliggöra riktlinjer för hur sådana ärenden hanteras. Dessa riktlinjer gäller när någon av de personer som policyn berör, bryter mot Kodcentrums uppförandekod. Syftet med denna policy är att ge en tydlig och transparent rutin för att hantera oegentligheter om de ändå uppstår. Policyn gäller för ledamöter i styrelse, likväl som anställda, volontärer eller andra personer som är representanter för Kodcentrum. Alla Kodcentrums volontärer förväntas ha tagit del av uppförandekoden innan påbörjat uppdrag.
Rutin vid oegentligheter
Vid misstanke om oegentligheter så kan en anmälan ske till vilken som helst av de ansvariga utredare inom Kodcentrums organisation (se definition av utredare nedan). Den utredare som tar emot anmälan är ansvarig för ärendet fram till och med att ärendet är avslutat.
Den första åtgärden som tas vid en anmälan är att utredaren tar reda på vad som har hänt, genom att tala med samtliga involverade parter. Vill anmälaren vara anonym så försöker utredaren tillgodose det behovet så långt som det går.
Om ärendet berör någonting som är straffbart enligt svensk lag kan en utredare hjälpa anmälaren med att göra en polisanmälan. Om anmälaren inte vill anmäla själv så görs detta av trygghetsombud.
Därefter rapporteras ärendet till trygghetsombudet i kansliet, om inte ärendet berör kansliet, i detta fall rapporteras ärendet till trygghetsombudet i styrelsen (kansliet eller styrelsen benämns hädanefter som det “beslutande organet”).
Utredaren beskriver ärendet för det beslutande organet, som sedan gör bedömningen om repressalier ska utdelas och om rutiner ska ändras.
Det beslutande organet ansvarar för att meddela repressalier till den anklagade.
Utredaren meddelar följdeffekter till anmälaren.
Vid avslutat ärende tas all information gällande utredningen bort.
Ansvariga för utredningar
Styrelseordförande, generalsekreterare, aktivitetsledare och trygghetsombud kan ansvara för utredningar om oegentligheter. En anmälare får avgöra om utredning av ett ärende ska ske av en enskild utredare eller de två utredarna i gruppen tillsammans (exempelvis aktivitetsledare och trygghetsombud under en kodaktivitet). Detta för att skapa trygghet för anmälaren som själv kan välja utredare. Om en ansvarig utredare känner sig osäker på rutin eller behöver stöd vid utredning kan denne ta hjälp av kansliets trygghetsombud eller generalsekreterare, dock ska trygghetsombudet respektera anmälarens önskemål gällande hantering av specifik information kring ärendet.
Trygghetsombud
Trygghetsombudet väljs ut inom kansliet och styrelsen inför varje verksamhetsår och av respektive volontärsgrupp på introduktionsmötet. Dessa väljs inom respektive grupp. Trygghetsombudets ansvar är att uppmärksamma sin grupp på Kodcentrums uppförandekod samt dessa riktlinjer. Trygghetsombuden i kodstugorna är även ansvariga för att informera elever och föräldrar om dessa rutiner vid första tillfället, dessa meddelas även i utskicket till föräldrar och elever vid terminsstart. En lista på ombud för styrelse och kansli finns på hemsidan.
Kommunikation
När ett ärende inkommit till styrelse eller kansli så ska detta kommuniceras till Kodcentrums generalsekreterare (om denne inte är involverad i ärendet, i detta fall ska styrelseordförande underrättas istället). Detta för att generalsekreteraren ansvarar för organisationens välmående och alltid ska kunna svara på frågor gällande pågående utredningar.
Repressalier
Om oegentligheter är straffbar enligt svensk lag så ska ärendet anmälas till polis. Andra repressalier som kan beslutas om är:
En varning om framtida repressalier om oegentligheten upprepas.
Avstängning från Kodcentrums aktiviteter under en månads tid.
Entledigande från förtroendeuppdrag eller anställning inom Kodcentrum.
Repressalier meddelas den anklagade av det beslutande organet. Detta görs både muntligt och skriftligt undertecknat av ledaren för det beslutande organet. Alla repressalier dokumenteras och handhas av kansliets trygghetsombud.
Överklagande
Vid beslut om repressalie (annan än polisanmälan) utdelats av kansliet så har den anklagade eller anmälaren möjlighet att överklaga ärendet till styrelsen. Detta anmäls av den anklagade direkt till styrelsens ordförande eller trygghetsombud. Beslut om repressalier fattade av styrelsen går inte att överklaga.